Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité
Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2023
1. Contexte
Gestion Global Enviro Inc. est une entreprise qui s’engage à protéger les renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
Cette politique vise à informer nos clients, partenaires, fournisseurs et toute personne intéressée sur la manière dont Gestion Global Enviro Inc. collecte, utilise, communique, conserve et gère les renseignements personnels.
Elle s’applique également à l’utilisation de moyens technologiques pour le traitement des renseignements personnels.
2. Application et Définitions
Cette politique s’applique à Gestion Global Enviro Inc. et ses filiales, Enviro Industries Inc. et Sani-Orléans Inc., ce qui inclut notamment leurs dirigeants, employés, consultants, fournisseurs, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, leur fournit des biens et services.
Elle s’applique également à l’égard du site internet de Gestion Global Enviro Inc., ainsi qu’à tous les sites internet qu’elle peut contrôler ou maintenir.
Elle englobe tous les types de renseignements personnels gérés par Gestion Global Enviro Inc., que ce soient les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses fournisseurs ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse civique, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.
Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, Utilisation et Communication
Dans le cadre de ses activités, Gestion Global Enviro Inc. peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins.
Les types de renseignements que Gestion Global Enviro Inc. pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
Gestion Global Enviro Inc. informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels et de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
Gestion Global Enviro Inc. applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
4. Consentement
De façon générale, Gestion Global Enviro Inc. collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails).
Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, Gestion Global Enviro Inc. doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci.
Toutefois, Gestion Global Enviro Inc. peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Gestion Global Enviro Inc. peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
5. Collecte
Dans tous les cas, Gestion Global Enviro Inc. ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
Veuillez noter que les services et programmes de Gestion Global Enviro Inc. ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Gestion Global Enviro Inc. n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
6. Détention et Utilisation
Gestion Global Enviro Inc. veille à ce que les renseignements qu’il détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
Gestion Global Enviro Inc. ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte.
Dès que Gestion Global Enviro Inc. veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Gestion Global Enviro Inc. peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
1° à son procureur;
2° au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
3° à une personne ou à un organisme chargé en vertu de la loi de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions, si le renseignement est nécessaire pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable au Québec;
4° à une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective;
5° à un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui, par l’entremise d’un représentant, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion;
6° à une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions;
7° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;
8° à une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions;
9° à une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise;
Accès limité : Gestion Global Enviro Inc. doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Gestion Global Enviro Inc. demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
7. Communication
Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Gestion Global Enviro Inc. obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.
De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Gestion Global Enviro Inc. devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire.
Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
- Gestion Global Enviro Inc. peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, notamment à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne.
- Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des fournisseurs de services informatique, comptables et bancaire, des fournisseurs de services infonuagiques et professionnels.
- Dans ces cas, Gestion Global Enviro Inc. doit avoir des contrats avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration.
- De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Global Enviro Inc. (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
- Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Gestion Global Enviro Inc. pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
8. Communication à l’extérieur du Québec
Il est possible que les renseignements personnels détenus par Gestion Global Enviro Inc. soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsqu’il a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsqu’il fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.
9. Informations supplémentaires sur les technologies utilisées
9.1 Utilisation de témoins de connexion
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Les sites internet contrôlés par Gestion Global Enviro Inc. utilisent des témoins de connexion notamment :
- Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
- À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.
Les sites internet contrôlés par Gestion Global Enviro Inc. utilisent les types de témoins suivants :
- Témoins de session : Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
- Témoins persistants : Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.
Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de Gestion Global Enviro Inc.
Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.
9.2 Utilisation de Google Analytics
Certains sites de Gestion Global Enviro Inc. utilisent Google Analytics afin de permettre son amélioration continue.
Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Gestion Global Enviro Inc. à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
9.3 Autres moyens technologiques utilisés
Gestion Global Enviro Inc. recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Gestion Global Enviro Inc. des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).
Si Gestion Global Enviro Inc. recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Gestion Global Enviro Inc. doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
10. Conservation et Destruction des Renseignements Personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Gestion Global Enviro Inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par Gestion Global Enviro Inc. pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Gestion Global Enviro Inc. s’assurera :
- de les détruire; ou
- de les anonymiser (c’est-à-dire de faire en sorte qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par Gestion Global Enviro Inc. doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Gestion Global Enviro Inc. concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant.
Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Globale Enviro Inc. (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
11. Responsabilités de Gestion Global Enviro Inc.
En général, Gestion Global Enviro Inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Global Enviro Inc. est son président.
Il doit veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels.
Le responsable doit également approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.
Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce responsable, le directeur général de Sani-Orléans Inc. assumera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de Gestion Global Enviro Inc. qui ont accès à des renseignements personnels ou qui sont autrement impliqués dans leur gestion doivent veiller à leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Gestion Global Enviro Inc. tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique à cet égard, le cas échéant.
12. Sécurité des données
Gestion Global Enviro Inc. s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère.
Ces mesures de sécurité sont déterminées en fonction de la finalité, de la quantité, de la répartition, du support et de la sensibilité des renseignements.
Ainsi, les renseignements considérés comme sensibles (voir la définition à la section 2) seront soumis à des mesures de sécurité plus strictes et bénéficieront d’une protection renforcée.
Conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès restreint aux renseignements personnels, Gestion Global Enviro Inc. doit mettre en place les mesures nécessaires pour imposer des restrictions sur les droits d’utilisation de ses systèmes d’information, permettant ainsi l’accès uniquement aux employés autorisés.
13. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour exercer ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels et en demander la correction en cas d’inexactitude, d’omission ou d’ambiguïté.
Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel les concernant, ou que tout hyperlien associé à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique soit désindexé, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivant leur réception.
Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus.
Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer.
Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus, si nécessaire.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elles, les catégories de personnes qui y ont accès et leur durée de conservation.
14. Processus de traitement des plaintes
14.1 Réception
Toute personne souhaitant formuler une plainte concernant l’application de la présente politique ou, de manière plus générale, la protection de ses renseignements personnels, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en fournissant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée.
Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut demander toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
14.2 Traitement
Gestion Global Enviro Inc. s’engage à traiter toute plainte reçue de manière confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse par courriel, au plaignant.
Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Gestion Global Enviro Inc. doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées.
Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, toute personne concernée est encouragée à s’adresser en premier lieu à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la conclusion du processus de traitement par Gestion Global Enviro Inc.
15. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Me Jean Dionne
4504 Boulevard Sainte-Anne
Québec (Québec)
G1C 2H9
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
16. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site internet de Gestion Global Enviro Inc., ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par celle-ci auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis.
Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Gestion Global Enviro Inc. doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
Annexe A
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que Gestion Global Enviro Inc. pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Gestion Global Enviro Inc. sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants.
Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).
À noter que Gestion Global Enviro Inc. recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).
Relation avec Gestion Global Enviro Inc., services :
Clients
Type de renseignements personnels
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires:
- nom
- numéro de téléphone
- courriel
- renseignements bancaires (lorsque nécessaire)
- langue
- Code postal
Fin de la collection/utilisation :
- Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication)
- Fournir un service
- Connaître la langue privilégiée de communication
- Assurer le paiement des coûts liés aux services
Manière de recueillir les renseignements (moyens) :
- Par téléphone, en personne, au moyen de formulaires, de questionnaires, ainsi qu’avec des outils technologiques, par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint).
Relation avec Gestion Global Enviro Inc., services, etc. :
Candidats à l’emploi et employés
Type de renseignements personnels
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires:
- nom
- numéro de téléphone
- courriel
- renseignements bancaires
- numéro d’assurance sociale
- date de naissance
- adresse
Fin de la collection/utilisation :
- la gestion des communications avec le candidat ou l’employé et
- assurer le fonctionnement du système de paie
Manière de recueillir les renseignements (moyens) :
- par courriel
- par telephone
- directement en présence d’un représentant de l’employeur
Relation avec Gestion Global Enviro Inc., services, etc. :
Consultants
Type de renseignements personnels
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires:
- nom
- numéro de téléphone
- courriel
- renseignements bancaires
- adresse
Fin de la collection/utilisation :
- la gestion des communications avec le consultant
- la facturation
Manière de recueillir les renseignements (moyens) :
- par courriel, directement, par téléphone ou par l’entremise d’un document joint: Word, PDF, etc.)
Relation avec Gestion Global Enviro, services, etc. :
Fournisseurs de services
Type de renseignements personnels
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires:
- nom
- numéro de téléphone
- courriel
- renseignements bancaires
- adresse
Fin de la collection/utilisation :
- la gestion des mandats
- le paiement des factures,
- connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services
Manière de recueillir les renseignements (moyens) :
- Par téléphone, en personne, au moyen de formulaires, de questionnaires, ainsi qu’avec des outils technologiques, par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint).